CÓDIGO DE CONDUCTA
DE ASESORES DOXA

Este documento hace referencia al Código de Conducta de Doxa Advisers.

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1. PRESENTACIÓN

• El Código de Conducta de Doxa Advisers (o “Código”) es un conjunto de principios éticos y estándares de conducta cuyos objetivos son mejorar la “cultura ética” en la Organización y gestionar los conflictos de intereses en sus relaciones internas y externas.

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• ​El Código se aplica a los Colaboradores de Doxa Advisers, es decir, Socios, Empleados, Pasantes, Asociados, Empresas Asociadas, Organizaciones Asociadas, Consultores, Patrocinadores y Socios nacionales o internacionales, así como a terceros que no sean miembros de los grupos antes mencionados, pero que mantengan otros Formas de relación con Doxa Advisers.​​

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2. MISIÓN DE ASESORES DE DOXA

Nuestro objetivo es brindar a nuestros clientes conocimiento y orientación para utilizarlos de manera efectiva, racional, ética y sustentable, con un costo-beneficio adecuado para lograr sus objetivos utilizando una combinación de tecnología y experiencia profesional.

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3. PRINCIPIOS DE LOS ASESORES DOXA

Considerando que Doxa Advisers considera que corresponde a las empresas enfrentar el desafío de mejorar las prácticas de gestión, con el fin de generar impactos sociales y ambientales positivos y minimizar los impactos negativos, decidimos adoptar los siguientes puntos:

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Conformidad

El principio ético del respeto recíproco a los derechos de la ciudadanía y a la integridad física y moral de las personas constituye la base que guía y sustenta nuestras relaciones con cualquier persona involucrada y/o afectada por nuestras acciones.

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Realizamos todas nuestras actividades con integridad, combatiendo el uso de tráfico de influencias y el ofrecimiento o recepción de sobornos o comisiones ilícitas por parte de cualquier persona o entidad pública o privada; Buscaremos influir en nuestros proveedores y socios para que también combatan las prácticas corruptas, en el ámbito público y privado.

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Para el cumplimiento de sus fines, Doxa Advisers observará los principios de licitud, impersonalidad, moralidad, publicidad y transparencia, economía y eficiencia.
 

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Sostenibilidad

La sostenibilidad es un punto fundamental en todas las actividades que realizamos, como forma de contribuir a la creación y mantenimiento de un entorno favorable al desarrollo de las actividades humanas. Entendemos la Sostenibilidad en todos sus aspectos, a saber:

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- Ambiental: involucra los recursos naturales y su explotación por parte de comunidades y empresas.

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- Social: se refiere a las personas y cómo viven, teniendo en cuenta aspectos básicos, como la educación, la violencia, el ocio y la salud.

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- Económico: abarca la producción, distribución y consumo de bienes y servicios, considerando su impacto en cuestiones sociales y ambientales.

 

Transparencia

Consideramos fundamental que la sociedad tenga acceso a información sobre el comportamiento ético y responsable de las empresas. Buscaremos poner a disposición, de manera satisfactoria y accesible, datos e información que permitan evaluar las contribuciones e impactos sociales y ambientales de las empresas, con excepción de la información confidencial.

 

Tolerancia

Respetamos y valoramos los diferentes puntos de vista como condición fundamental para la existencia de una relación ética y el desarrollo de la humanidad.

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Buscaremos fomentar la promoción del intercambio de ideas como diferenciador positivo en el desarrollo de nuestra misión. No toleraremos discriminación de ningún tipo bajo ningún pretexto.
 

 

Calidad de vida

Entendemos que todas nuestras actividades tienen como objetivo último la plena realización de nosotros mismos y de nuestros empleados, clientes y asociados, como seres humanos. Para lograrlo, siempre tenemos presente los aspectos personales involucrados en nuestras decisiones, buscando respetar la vida personal y las necesidades de todas aquellas personas con quienes interactuamos.

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4. NORMAS DE CONDUCTA

Reglas especiales para socios y administradores

Además de que todos los socios y gerentes tienen el deber de observar y cumplir las normas establecidas en el Código, los socios de cada área son responsables de:

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• Tomar las medidas necesarias para que todos los Colaboradores involucrados conozcan y apliquen adecuadamente las normas establecidas en este Código de Conducta Ética;

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• Ser un ejemplo de conducta a seguir por todos sus Colaboradores;​

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• Responder con prontitud a las preguntas y dudas planteadas por asociados, consultores y socios sobre la conducta adecuada ante dilemas éticos;​

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• Considerar dudas relevantes en la interpretación del texto del Código, así como aclarar decisiones específicas, las cuales deberán ser discutidas con el Comité Interno de Ética;

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Respeto

El respeto debe prevalecer en el ambiente de trabajo, de manera que sean totalmente inaceptables actos de acoso moral o sexual o situaciones que constituyan presiones, intimidaciones o amenazas en las relaciones entre asociados, consultores y socios, ya sea en cualquier nivel jerárquico.

 

Actividad Política

Asesores Doxa respeta la libertad política de los Empleados, sin embargo, prohíbe la realización de campañas o propaganda política partidista en sus actividades o el uso de recursos de y/o en su nombre.

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Actividad Religiosa

Doxa Advisers respeta la libertad religiosa de sus Empleados, pero prohíbe el culto religioso en sus instalaciones y/o el uso de recursos de y/o en su nombre.

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Bienes y Patrimonio

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Activos físicos

Corresponde a todos los Empleados de Doxa Advisers garantizar la integridad de los sistemas, equipos e instalaciones de la empresa.

 

Recursos electrónicos

Los recursos informáticos, incluidos, entre otros, ordenadores, teléfonos móviles, correos electrónicos, acceso a Internet y software de comunicación, pertenecientes a Doxa Advisers, se ponen a disposición para fines estrictamente profesionales.

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Quedan estrictamente prohibidas las siguientes prácticas:

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• Acceder a sitios web con contenido inapropiado, como juegos en línea y pornográficos;

• Transmitir mensajes o archivos que contengan posiciones políticas partidistas, declaraciones de actualidad, intolerancia social, racial o religiosa, pornografía o contenidos calumniosos, difamatorios y/o insultantes;

• Utilice programas no autorizados y/o software pirateado.

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Los empleados declaran tener conocimiento de que los recursos de uso corporativo pueden ser inspeccionados en cualquier momento, autorizando el monitoreo de todas las carpetas y archivos contenidos en la computadora utilizada, así como de los correos electrónicos, teléfonos y celulares corporativos.

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Esta práctica no constituye una violación de ningún derecho, ya que el equipo pertenece a Doxa Advisers y su uso es profesional.

 

5. GESTIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS

Se produce un conflicto de intereses cuando los intereses personales de sus Empleados, grupos o terceros se oponen a los principios de Doxa Advisers y en consecuencia pueden generar pérdidas de cualquier naturaleza para la empresa.

Se consideran conflictos de intereses:

 

Contratación de familiares de Empleados y Asesores

No se permite la contratación remunerada de familiares directos e indirectos de cualquier grado de parentesco de Empleados y Asesores de Doxa Advisers.​

 

Relación Afectiva

Las relaciones afectivas que se dan entre los Empleados son respetadas por los Asesores de Doxa. Para minimizar la ocurrencia de Conflictos de Interés, dichas relaciones deben ser comunicadas al Socio Director. Quedan prohibidas las relaciones de subordinación entre los Empleados involucrados.

 

Sorteos, obsequios y eventos de entretenimiento.

Recibir u ofrecer obsequios e invitaciones a eventos de entretenimiento puede generar un Conflicto de Interés, por lo que se deben seguir los siguientes lineamientos.

 

- Regalos y obsequios: Se permite recibir obsequios siempre que sean de naturaleza de marketing institucional; la recepción de obsequios, que incluyan una expectativa de devolución, deberá estar sujeta a consulta con el Comité Interno de Ética;

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- Eventos de entretenimiento: Las invitaciones a entretenimiento podrán ser aceptadas por los Empleados, previa consulta al Comité Interno de Ética. En el caso de invitaciones a Consejeros, estas podrán recibirse previa consulta al Comité de Ética.

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Respecto a la oferta:

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• Sólo podrán ofrecer obsequios las personas previamente autorizadas por la Junta Directiva.​

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• Los eventos que realiza Doxa Advisers son institucionales y buscan unir a personas y empresas en la búsqueda de un entorno empresarial más ético. De esta manera, se otorgarán invitaciones para participar en dichos eventos a empresas y personas cuya temática del evento sea relevante. Cualquier oferta realizada debe tener la única intención de fortalecer las asociaciones, sin expectativa de retribución.

 

Actividades Paralelas

Las actividades paralelas son aquellas que los Empleados realizan fuera de la jornada laboral, perciban o no una remuneración por su desempeño. A pesar de los empleados son libres de hacerlo, siendo fundamental que la práctica no impacte su desempeño individual y/o afecte la imagen de Doxa Advisers.

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También deberán observar las siguientes normas:

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• No está permitido realizar actividades paralelas durante el horario laboral o en las instalaciones de Doxa Advisers. Los activos de Doxa Advisers están destinados exclusivamente a actividades de Colaboración relacionadas con Doxa Advisers;​

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• Las invitaciones para asumir funciones de asesoramiento en otras entidades sin fines de lucro, así como en cualquier empresa, deberán ser autorizadas por la Junta Directiva;​

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• Si existen Conflictos de Interés, especialmente cuando surjan de relaciones con otras entidades o empresas sin fines de lucro, ponerlo en conocimiento de la Junta Directiva;

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• Las invitaciones para impartir cursos y/o conferencias, escribir textos o participar en actividades similares, como representante de Doxa Asesores, deberán ser estrictamente voluntarias y expresamente autorizadas por el Directorio.
   

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Redes Sociales

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• La alta exposición de información personal en las redes sociales se ha vuelto cada vez más presente en nuestro día a día. Esta práctica ha generado la necesidad de que las instituciones regulen reglas y normas de comportamiento social que deben observar todos sus Empleados, de modo que no hagan pública su propia información confidencial ni la vinculen con ninguna forma de discriminación, resultando en daño a la imagen corporativa.

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• En este sentido, la difusión de fotografías y vídeos relacionados o asociados en las redes sociales (Facebook, Twitter, Linkedin, YouTube, entre otras) sólo estará permitida si los materiales están disponibles en la página oficial de Doxa Advisers o en sus redes sociales oficiales. medios de comunicación, o es decir, si ya son de dominio público. Respecto a la información interna y confidencial, ésta no podrá, en ningún caso, ser exhibida en ninguno de los medios mencionados.

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• También se deberán seguir las disposiciones contenidas en la Política de Comunicación del Instituto Doxa Advisers.

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6. NORMAS DE RELACIÓN DE LOS ASESORES DE DOXA CON LOS INTERESADOS

Empresas asociadas

Los términos establecidos para guiar la relación de asociación entre la empresa asociada y Doxa Advisers son los motores de relación con las empresas asociadas, con el objetivo de facilitar el desarrollo de la misión de la entidad y consolidar y mejorar las políticas y prácticas de responsabilidad social de las empresas. Las empresas asociadas deberán cumplir los siguientes requisitos:

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• No debe estar incluido en el Registro de Empleadores que han sometido a trabajadores a condiciones análogas a la esclavitud dependiente del Ministerio de Trabajo y Empleo (MTE);​

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• No debe estar incluida en el Registro de Empresas Inhabilitadas y Suspendidas (CEIS) de la Contraloría General de la Unión (CGU);​

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• No debe estar incluido en el Registro de Entidades Privadas Sin Fines de Lucro Impedidas (CEPIM);

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• Debes conocer este Código y los compromisos definidos por el Plazo de Asociación, que condicionan el mantenimiento del estatus de todos tus empleados.

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Gobiernos y autoridades públicas

• Las relaciones con los funcionarios gubernamentales o autoridades públicas deben basarse siempre en la transparencia y la integridad, así como en los demás principios establecidos en las Leyes nº 9.790/1999 (Ley OSCIPs) y 12.846/13 (Ley Anticorrupción).​

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• Doxa Advisers repudia cualquier forma de corrupción, favoritismo, extorsión y soborno, en todos los niveles y observa plenamente todas las directrices y exigencias del Pacto Empresarial por la Integridad.

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• Se prohíbe cualquier práctica de solicitar u ofrecer dinero, favores o cualquier forma de beneficios, incluido el uso de bienes y recursos de autoridades y agentes públicos con el objetivo de adquirir o agilizar la prestación de cualquier servicio.

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• En caso de que se produzcan situaciones que constituyan un conflicto de intereses con organismos públicos, se deberá informar inmediatamente del hecho al Socio Director.

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Medios / Prensa

• Los empleados deberán contar con autorización previa de uno de los Socios para hablar en los medios de comunicación en nombre de Doxa Advisers y, si tienen una postura diferente a la defendida por la organización, deberá explicarse como la del empleado.

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• Los socios deben consultar previamente a la Junta Directiva para hablar en los medios de comunicación en nombre de Doxa Advisers.

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Proveedores y Prestadores de Servicios

• La contratación de terceros debe cumplir con estrictos principios de equidad y transparencia.

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• Doxa Advisers se reserva el derecho de reemplazar y/o terminar las relaciones con todos y cada uno de los proveedores que no cumplan con la legislación de integridad, ambiental, laboral, tributaria, salud y seguridad ocupacional, o entren en conflicto con los intereses de Doxa.

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• Cabe señalar también que Doxa Advisers no tolera el uso de trabajo infantil, trabajo esclavo o asimilable ni cualquier vulneración de los Derechos Humanos en su cadena de valor.

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• Si el proveedor o prestador de servicios necesita subcontratar para atender las demandas de Doxa Advisers, las partes deberán preverlo en una cláusula contractual firmada entre ellas, incluyendo las directrices que resulten necesarias. La autorización para subcontratar será otorgada exclusivamente por el Socio responsable del proyecto.

 

7. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

La propiedad intelectual sobre las marcas de Doxa Advisers, los logotipos de su sitio web y otros logotipos y marcas desarrollados para sus proyectos pertenecen única y exclusivamente a Doxa, así como el software, sistemas, aplicaciones, documentos y planos desarrollados.

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Por lo tanto, los Colaboradores declaran ser conscientes de que todos los expedientes desarrollados en el curso de sus actividades profesionales deben permanecer en posesión de Doxa Advisers o del cliente final de conformidad con un contrato específico, incluso después del cese del Profesional.

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8. CÓDIGO DE CONDUCTA DE GESTIÓN

Comité de Ética

El Comité de Ética está formado por los Socios (Socios Generales y Associar Socios), asignándose al organismo las siguientes responsabilidades:

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• evaluación y opinión sobre violaciones al Código de Conducta y políticas institucionales que deberá ser entregada a la Junta Directiva;

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• análisis y gestión de casos no cubiertos por el Código de Conducta;

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• revisión y propuesta de actualización del Código de Conducta y políticas institucionales;

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• promoviendo la formación y difundiendo la cultura ética.

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• Violaciones del Código de Conducta

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El incumplimiento de este Código de Conducta por parte de los Empleados dará lugar a sanciones dependiendo de la gravedad del incidente, pudiendo aplicarse advertencias, suspensión o terminación contractual, así como otras medidas legales aplicables.

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Canales de comunicación

• Los empleados de Doxa Advisers deberán tratar preferentemente todos los asuntos relacionados con este Código con su superior inmediato. Sin embargo, si por algún motivo no se sienten cómodos haciéndolo, deberán comunicarse con el Director Administrativo-Financiero.

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• Las personas externas a Doxa Advisers deberán tratar los asuntos relacionados con este Código en comunicación directa al Director Ejecutivo quien lo llevará al Comité de Ética.

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• Cualquier profesional que encuentre alguna práctica o acto contrario a lo establecido en este Código de Conducta deberá informarlo al Socio responsable de sus actividades, con la opción de no identificarse. Cualquier denuncia o incumplimiento será tratado de forma confidencial.